Employee Privacy Notice

English

This Employee Privacy Notice explains how 色花堂handles and uses personal information collected about you.

鈥淲e鈥 or 鈥渙ur鈥 or 鈥渦s鈥 means 色花堂Industries, as listed above, your prospective, current, or former employer.

鈥淵ou鈥 or 鈥測our鈥 means our current and former staff, job applicants, consultants, individual contractors, and third parties whose information is provided to us in connection with employment or other working relationship (e.g.,we may be provided with emergency contact information and/or information about spouses, dependents, or beneficiaries).

We are committed to protecting your personal information and to being transparent about what information we hold. We do not sell or share your personal information. Your personal information will be treated in a secure and confidential manner and only as explained below or otherwise explained to you in writing. Our procedures are governed by regulatory requirements and leading data processing standards.

This notice informs you about how we handle and collect your personal information. Please read carefully.

WHAT INFORMATION DO WE COLLECT ABOUT YOU?

We collect and keep information that can be used to identify you or is related to your identity. This information includes:

  • Personal details, such as your name, gender, race/ethnicity, and marital status
  • Recruitment information, such as skills, experience, qualifications, and references
  • Payroll and benefits information, such as amount of pay, overtime, bonus details, bank account details; names, birth dates, and social security numbers of spouses, dependents, or beneficiaries
  • Time and attendance records, such as clock in / clock out information, and leave / absence records鈥 Performance information, such as manager feedback and performance reviews
  • Health and safety information, such as audits, screening requests, incident reports, and risk assessments
  • Human resources information, such as employee number and job title鈥 Training information, such as records concerning training needs or whether you have completed training
  • Disciplinary records, such as complaints and records of investigations
  • Computer use, if allowed by law, we may monitor how our computers are used by you, including websites you visit
  • Identification checks, such as results of criminal checks and I9 verifications
  • Health and welfare, such as occupational health information, disabilities, or details about special requirements
  • Financial information, such as benefits data, pay deductions owed to third parties, and bank account information
  • Biometric Information, such as fingerprint, voiceprint, face, hand pattern, photographs, and sensory data like audio and visual information we may obtain if you use video interviewing as part of the application process
  • Location Data, such as company vehicle location, time clock check-in location, and corporate phone usage locations

We may also collect other information which you choose to provide us during your employment. For example, you may also provide us with information about other people, like your spouse, dependents, beneficiaries and family members, so that we can provide benefits or contact someone in an emergency. Before you provide information to us about other people, you should inform them of the information which you intend to provide to us. If you disclose their personal information to us, they may wish to read this notice, as well.

If allowed by law or with your consent, we may also collect certain information called "sensitive personal information". This means information such as:

  • Race or ethnicity
  • Medical information
  • Fingerprints (used in connection with time clocks) or other biometric information as may be required for work in secure areas
  • Physical or mental health
  • Trade union membership
  • Sexual orientation
  • Criminal records and information regarding criminal offenses

HOW DO WE COLLECT YOUR INFORMATION?

We may collect your personal information from more than one place, but mainly directly from you. You will usually provide this information directly to your managers or local HR contact. We also collect your personal information from your managers, HR, or co-workers (for example, manager feedback).

We may collect personal information from a previous employer, doctors, tax authorities, benefit providers or where we employ another party to carry out a pre-employment background check (where required and/or allowed by law).

WHY DO WE COLLECT YOUR INFORMATION?

Whenever we collect your personal information we do so because there is a legal reason or other need.Most of the time, we collect your information because:

  • We need to manage our business by hiring qualified individuals; or
  • We need to fulfill our obligations to employees like paying wages; or
  • You signed an employment agreement which requires us to collect your information or give your information to another party;
  • We need to meet our legal obligations like reporting hiring statistics to government authorities; or
  • Collection is for a legitimate business interest.

Where we collect personal information for our legitimate business interest, it is because we have an interest in attracting and hiring qualified employees, preventing fraud and managing our business. This is important so that we meet our customers鈥 expectations and other business needs. Sometimes, we will collect and provide your personal information to another party like a customer because we have been asked to do so (for example, to meet the security requirements of our customers).

In some cases, you may ask us to provide your information to another party for a special reason, and we will follow your instructions on your behalf (for example, if you ask us to provide pay information to a bank for a mortgage application made by you).

When we collect sensitive personal information, it is for the reasons above and because:

  • We need to meet our obligations and to exercise your rights or our rights under employment and social security law; or
  • We need to determine whether you can work, or to provide health or social care or treatment or the management of health or social care and services; or
  • We need to protect your vital interests or the interests of another person where you are physically or legally not able to give consent (for example, in a medical emergency);
  • We want to ensure equality of opportunity or treatment between people of different racial or ethnic origins, people with different states of physical or mental health, or people of different sexual orientation.

We may also collect information about criminal convictions and offenses if allowed by law. For example:

  • A criminal record check during recruitment or transfer or where ongoing screening is required because you have applied to work in a role where a check is allowed by law;
  • An allegation of a criminal offense or conviction arising during your relationship with us will be processed (e.g., in a disciplinary process) so that we can make decisions about your relationship with us.

DO WE NEED YOUR CONSENT?

We only collect your personal information for the purposes of fulfilling our legal requirements in connection with your employment, other legal requirements, vital interests, public tasks and other legitimate interests. If additional personal information is voluntarily collected for other purposes, we may sometimes ask for your consent to collect and use certain kinds of information, such as your hobbies and interests to be used in a company newsletter, or your personal vehicle information for parking at an 色花堂location. The reason for collecting additional personal information will be provided to you at the time we ask for your consent. It is not a condition or requirement of your employment to agree to any request for consent from us.

HOW LONG DO WE KEEP YOUR INFORMATION?

We will keep your information for as long as is required by law. This will usually be for the time you are employed by us plus some additional time after the end of your employment, for purposes such as maintaining tax and reporting records as required by the government or by other laws. The amount of time we retain your personal information will vary based on the category of information.

HOW DO WE SECURE YOUR INFORMATION?

We use technical and organizational security measures to protect the security of your personal information bothonline and offline including the implementation of access controls, implementation of firewalls, network intrusiondetection and use of anti-virus software. Please note that no system is completely secure and while we strive toprotect your personal information, we cannot guarantee that unauthorized access, hacking, data loss or a databreach will never occur.

WHO DO WE DISCLOSE YOUR INFORMATION TO?

Your information will be disclosed to members of our Human Resources team and management responsible formaking decisions about your relationship with us, in addition to other departments which need your information to meet certain requirements.

We may also provide your personal information to another party like a customer because we have been asked todo so (for example, to meet the security requirements of our customers). Some of your information will also be disclosed to organizations or other companies that provide services to us, such as our payroll provider who issues your paycheck. These companies or organizations will change from time to time. Examples include tax and social security authorities, regulatory authorities, our insurers, bankers, IT administrators, lawyers, auditors, investors, health and safety consultants, recruitment agents, occupational health providers and other professional advisors, HR system providers, payroll providers, benefit providers and administrators, third party staff vetting providers and medical advisors where we seek a report.

Your information may be disclosed to 色花堂group companies (including 色花堂 and its subsidiaries) so that they can provide us with services or if they have a legitimate need for your information.

Your information will only be disclosed if needed to provide the required services. We do not sell or share your personal information.

WILL THIS NOTICE CHANGE IN THE FUTURE?

We may change or update this Employee Privacy Notice at any time.Should we change certain policies that relate to the collection and use of your information, we will update thisEmployee Privacy Notice and provide notification to you via normal employee communication channels.

This Employee Privacy Notice was last updated and reviewed on December 30, 2024.

CONTACT FOR MORE INFORMATION:

You may contact us about this Notice by emailing our privacy representatives at privacyquestions@abm.com.

Spanish

En este Aviso de privacidad para empleados se explica c贸mo 色花堂administra y usa la informaci贸n personal que tomamos sobre usted.

鈥淣辞蝉辞迟谤辞蝉鈥 o 鈥渘辞蝉鈥 o 鈥渘耻别蝉迟谤辞鈥 significa 色花堂Industries, como se menciona arriba, su empleador posible, actual o anterior.

鈥淯蝉迟别诲鈥 o 鈥渟耻鈥 significa nuestro personal actual o anterior, solicitantes de empleo, consultores, contratistas individuales y terceros que nos dan su informaci贸n relacionada con el empleo u otra relaci贸n laboral (por ejemplo, podemos recibir informaci贸n de contacto de emergencia o informaci贸n sobre c贸nyuges, dependienteso beneficiarios).

Nos comprometemos a proteger su informaci贸n personal y ser transparentes en cuanto a la informaci贸n que tenemos. No vendemos ni revelamos su informaci贸n personal. Su informaci贸n personal ser谩 tratada de manera segura y confidencial y solo seg煤n se explica abajo o de otra forma por escrito. Nuestros procedimientos son regulados por los requisitos establecidos por ley y normas principales de procesamiento de datos.

Este aviso le informa de c贸mo administramos y tomamos su informaci贸n personal. L茅alo atentamente.

驴QU脡 INFORMACI脫N RECOPILAMOS SOBRE USTED?

Recopilamos y guardamos informaci贸n que se puede usar para identificarlo o que se relaciona con su identidad.Esta informaci贸n incluye:

  • Informaci贸n personal, como su nombre, g茅nero, raza/etnia y estado civil.
  • Informaci贸n de reclutamiento, como competencias, experiencia, cualificaciones y referencias.
  • Informaci贸n de n贸mina y beneficios, como cantidad del pago, horas extra, informaci贸n de bonificaciones y de cuentas bancarias, nombres y fechas de nacimiento y n煤meros del seguro social de c贸nyuges, dependientes o beneficiarios.
  • Registros de horarios y asistencia, como informaci贸n de horas de entrada y salida y registros de licencia/ausencia.
  • Informaci贸n de desempe帽o, como comentarios de los gerentes y revisiones de desempe帽o.
  • Informaci贸n m茅dica y de seguridad, como auditor铆as, solicitudes de controles, reportes de incidentes y evaluaciones de riesgos.
  • Informaci贸n de recursos humanos, como n煤mero de empleado y cargo.
  • Informaci贸n de capacitaci贸n, como registros relacionados con necesidades de capacitaci贸n o si complet贸 alguna capacitaci贸n o no.
  • Expedientes disciplinarios, como quejas y expedientes de investigaciones.
  • Uso de la computadora, si lo permite la ley, podemos monitorear c贸mo usa usted nuestras computadoras, incluyendo los sitios web que visita.
  • Revisiones de identificaci贸n, como resultados de verificaciones de antecedentes penales y verificaciones I9.
  • Salud y bienestar, como informaci贸n m茅dica ocupacional, discapacidades o informaci贸n de requisitos especiales.
  • Informaci贸n financiera, como datos de beneficios, deducciones de pago que debe a terceros e informaci贸n de cuentas bancarias.
  • Informaci贸n biom茅trica, como huella dactilar, reconocimiento de voz, cara, patr贸n de mano, fotograf铆as y datos sensoriales como informaci贸n de audio y visual que podemos obtener si utiliza entrevistas en video como parte del proceso de solicitud.
  • Datos de lugar, como lugar del auto de la compa帽铆a, lugar de horario de entrada y lugares de usodel tel茅fono corporativo.

Tambi茅n podemos tomar otra informaci贸n que elija darnos durante el curso de su empleo. Por ejemplo, tambi茅n puede darnos informaci贸n sobre otras personas, como su c贸nyuge, sus dependientes, beneficiarios y familiares, para que podamos darles beneficios o comunicarnos con alguien si hubiera una emergencia.Antes de darnos informaci贸n sobre otras personas, debe informarles sobre los datos que piensa darnos. Sinos revela sus datos personales, es posible que ellos tambi茅n quieran leer este aviso.

Si lo permite la ley o con su consentimiento, tambi茅n podemos tomar cierta informaci贸n llamada 鈥渋nformaci贸n personal confidencial鈥. Esto incluye informaci贸n como:

  • Raza u origen 茅tnico
  • Informaci贸n m茅dica
  • Huellas dactilares (que se usan en relojes de registro de horarios) u otra informaci贸n biom茅trica que puede ser necesaria para trabajar en 谩reas seguras.
  • Salud mental o f铆sica
  • Membres铆a de sindicato de trabajadores
  • Orientaci贸n sexual
  • Antecedentes penales e informaci贸n relacionada con delitos penales

驴C脫MO RECOPILAMOS SU INFORMACI脫N?

Podemos tomar su informaci贸n personal de m谩s de un lugar, pero, sobre todo, directamente de usted.Generalmente usted dar谩 esta informaci贸n directamente a sus gerentes o contacto de RR. HH. locales.Tambi茅n tomamos su informaci贸n personal de sus gerentes, RR. HH. o compa帽eros de trabajo (por ejemplo, comentarios de los gerentes).

Podemos tomar informaci贸n personal de un empleador anterior, m茅dicos, autoridades tributarias, proveedores de beneficios o cuando empleamos a un tercero para que haga una revisi贸n de antecedentes previa al empleo(cuando lo exige o lo permite la ley).

驴POR QU脡 RECOPILAMOS SU INFORMACI脫N?

Siempre que tomamos su informaci贸n personal, lo hacemos porque hay una raz贸n legal u otra necesidad.La mayor铆a del tiempo, recopilamos su informaci贸n porque:

  • tenemos que administrar nuestra empresa y esto incluye contratar personas calificadas;
  • tenemos que cumplir nuestras obligaciones con nuestros empleados, por ejemplo, el pago de sueldos;
  • usted firm贸 un acuerdo de empleo que nos exige recopilar su informaci贸n o compartir su informaci贸n a terceros;
  • tenemos que cumplir nuestras obligaciones legales como informar las estad铆sticas de contrataci贸n a las autoridades gubernamentales; o
  • la recopilaci贸n es por un inter茅s comercial leg铆timo.

Cuando tomamos informaci贸n para nuestro inter茅s comercial leg铆timo, es porque tenemos inter茅s en atraer y contratar empleados calificados, prevenir fraudes y administrar nuestra empresa. Esto es importante para que cumplamos las expectativas de nuestros clientes y otras necesidades comerciales. Algunas veces tomamos y entregamos su informaci贸n personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes).

En algunos casos, puede pedirnos que entreguemos su informaci贸n a otro tercero por un motivo especial y seguiremos sus instrucciones en su nombre (por ejemplo, si nos pide que entreguemos su informaci贸n de pagoa un banco por una solicitud de hipoteca que usted hizo).

Cuando tomamos informaci贸n personal confidencial es por las razones de arriba y porque:

  • tenemos que cumplir nuestras obligaciones y para ejercer sus derechos o los nuestros seg煤n las leyes laborales y del seguro social;
  • tenemos que determinar si usted puede trabajar o para dar atenci贸n o tratamiento m茅dico o social o para administrar atenci贸n y servicios m茅dicos o sociales;
  • tenemos proteger sus intereses vitales o los intereses de otra persona cuando usted no pueda dar su consentimiento f铆sica o legalmente, (por ejemplo, en una emergencia m茅dica); o
  • queremos garantizar la igualdad de oportunidades o tratamiento entre personas de distintas razas u origen 茅tnico, personas con distintos estados m茅dicos f铆sicos o mentales o personas con distinta orientaci贸n sexual.

Tambi茅n podemos recopilar informaci贸n sobre condenas y delitos penales, si lo permite la ley. Por ejemplo,

  • Una verificaci贸n de antecedentes penales durante el reclutamiento o la transferencia, o cuando se necesita un cuestionario de evaluaci贸n continuo, ya que pidi贸 trabajar en un puesto en el que la ley permite una verificaci贸n.
  • Se procesar谩 una acusaci贸n de un delito o condena penal que surja durante su relaci贸n con nosotros (por ejemplo, en un proceso disciplinario) para que podamos tomar decisiones sobre surelaci贸n con nosotros.

驴NECESITAMOS SU CONSENTIMIENTO?

Solo tomamos su informaci贸n personal a efectos de cumplir nuestros requisitos legales relacionados con su empleo, otros requisitos legales, intereses vitales, tareas p煤blicas y otros intereses leg铆timos. Si tomamos voluntariamente m谩s informaci贸n para otros prop贸sitos, algunas veces podemos pedirle su consentimiento para tomar y usar ciertos tipos de informaci贸n como sus pasatiempos e intereses, que se usar谩n en un bolet铆n de la compa帽铆a, o informaci贸n de su auto personal para estacionarse en un lugar de ABM. La raz贸n de tomar m谩s informaci贸n personal se le dar谩 en el momento en que le pidamos su consentimiento. No es una condici贸n ni requisito de su empleo aceptar ninguna solicitud de consentimiento de nosotros.

驴CU脕NTO TIEMPO GUARDAMOS SU INFORMACI脫N?

Guardamos su informaci贸n el tiempo que lo exija la ley. Esto generalmente esto ser谩 por el tiempo que est茅empleado por nosotros m谩s alg煤n tiempo extra despu茅s de la terminaci贸n de su empleo, para prop贸sitos comoconservaci贸n de registros tributarios y dar informes seg煤n lo exige el gobierno u otras leyes. La cantidad detiempo que retenemos su informaci贸n variar谩 bas谩ndose en la categor铆a de la informaci贸n.

驴C脫MO ASEGURAMOS SU INFORMACI脫N?

Usamos medidas de seguridad t茅cnica y organizacional para proteger la seguridad de su informaci贸n personaltanto en l铆nea como fuera de l铆nea, incluyendo la implementaci贸n de controles de acceso, implementaci贸n defirewalls, detecci贸n de intrusi贸n de redes y uso de software antivirus. Tenga en cuenta que ning煤n sistema estotalmente seguro y, aunque nos esforzamos por proteger su informaci贸n personal, no podemos garantizar quenunca ocurrir谩 un acceso no autorizado, pirater铆a, p茅rdida de datos o vulneraci贸n de datos.

驴A QUI脡N REVELAMOS SU INFORMACI脫N?

Revelamos su informaci贸n a miembros de nuestro equipo de Recursos Humanos y con la administraci贸n responsable de tomar decisiones sobre su relaci贸n con nosotros, adem谩s de otros departamentos que necesitan su informaci贸n para cumplir ciertos requisitos.

Es posible que tambi茅n entreguemos su informaci贸n personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes). Adem谩s, revelaremos alguna informaci贸n a organizaciones u otras compa帽铆as que nos prestan servicios, tales como nuestro proveedor de n贸minas que emite sus cheques de pago. Estas compa帽铆as u organizaciones cambian de vez en cuando. Ejemplos incluyen autoridades tributarias y del seguro social, autoridades reguladoras, nuestras aseguradoras, banqueros, administradores de IT, abogados, auditores, inversionistas, consultores de salud y seguridad, agentes de reclutamiento, proveedores de salud ocupacional y otros asesores profesionales, proveedores de sistemas de RR. HH., proveedores de n贸mina, proveedores y administradores de beneficios, proveedores de preselecci贸n de personal terceros y asesores m茅dicos cuando pidamos un informe.

Podemos revelar su informaci贸n a compa帽铆as del grupo 色花堂(incluyendo 色花堂 y sus subsidiarias) para que puedan prestarnos servicios o si tienen una necesidad leg铆tima de su informaci贸n.

Solo revelaremos su informaci贸n si es indispensable para prestar los servicios necesarios. No vendemos ni revelamos su informaci贸n personal.

驴CAMBIAR脕 ESTE AVISO EN EL FUTURO?

Podemos cambiar o actualizar este Aviso de privacidad para empleados en cualquier momento.

Si cambiamos algunas pol铆ticas que se relacionen con la toma y el uso de su informaci贸n, actualizaremos esteAviso de privacidad para empleados de California y se lo informaremos por medio de los canales de comunicaci贸n normal con los empleados.

Este Aviso de privacidad para empleados se actualiz贸 y revis贸 por 煤ltima vez el 30 de diciembre de 2024.

PARA OBTENER M脕S INFORMACI脫N, COMUN脥QUESE CON:

Puede comunicarse con nosotros en relaci贸n con este aviso enviando un correo electr贸nico a nuestros representantes de privacidad a privacyquestions@abm.com.